Specjalista / Specjalistka ds. Administracji i Wsparcia Produkcji

Dołącz do Wojan Group – firmy, która rozwija rozpoznawalne marki rodzinne w obszarze rozrywki, wydawnictw, animacji i produktów konsumenckich.

W ramach naszej organizacji działa Wojan Studio, w którym realizujemy projekty animacyjne. To właśnie do tego zespołu poszukujemy osoby, która zadba o sprawną organizację biura i wesprze nas w codziennej pracy przy produkcji.

Szukamy osoby z doświadczeniem w administracji i zarządzaniu biurem, która potrafi samodzielnie organizować pracę, ustalać priorytety i sprawnie prowadzić kilka tematów jednocześnie. Zależy nam na inicjatywie, umiejętności przewidywania potrzeb i proponowania rozwiązań.

Doświadczenie w projektach animowanych będzie mile widziane, ale nie jest konieczne. Liczą się dla nas przede wszystkim chęci, zaangażowanie i gotowość do nauki – w resztę Cię wdrożymy!

Zakres obowiązków:

• Zarządzanie biurem - samodzielna organizacja bieżących spraw administracyjnych oraz dbanie o sprawne funkcjonowanie biura.
• Organizacja pracy i priorytetyzacja - planowanie działań, ustalanie priorytetów i monitorowanie terminowej realizacji zadań.
• Współpraca z dostawcami i podwykonawcami - bieżący kontakt, koordynowanie zamówień, zakupów i usług niezbędnych do funkcjonowania biura.
• Dokumentacja i zestawienia - przygotowywanie dokumentów, raportów i zestawień oraz dbanie o ich prawidłowy obieg.
• Organizacja spotkań i logistyka - koordynowanie spotkań, transportu, noclegów oraz wsparcie przy organizacji wydarzeń firmowych.
• Wsparcie produkcji - pomoc zespołowi produkcyjnemu w organizacji bieżących działań związanych z realizacją projektów.
• Harmonogramy i dokumentacja produkcyjna - wsparcie w przygotowywaniu i aktualizowaniu harmonogramów, zestawień oraz monitorowaniu terminów.
• Komunikacja i koordynacja - dbanie o sprawny przepływ informacji pomiędzy zespołem, współpracownikami i partnerami projektów.

Szukamy osoby, która:

• ma doświadczenie w administracji, zarządzaniu biurem lub na podobnym stanowisku,
• potrafi samodzielnie organizować pracę, ustalać priorytety i skutecznie zarządzać czasem,
• dobrze radzi sobie z wielozadaniowością i prowadzeniem kilku tematów równolegle,
• jest odpowiedzialna, dokładna i terminowa,
• wykazuje inicjatywę, potrafi przewidywać potrzeby i proponować rozwiązania,
• ma rozwinięte umiejętności komunikacyjne i dobrze odnajduje się we współpracy z różnymi osobami,
• potrafi elastycznie reagować na zmieniające się priorytety,
• bardzo dobrze zna MS Office i/lub Google Workspace,
• zna język angielski na poziomie minimum B2,
• chętnie uczy się nowych narzędzi i procesów.

Dodatkowym atutem będzie:

• doświadczenie w branży kreatywnej, reklamowej, filmowej lub animacyjnej,
• znajomość narzędzi do zarządzania projektami, w szczególności ShotGrid,
• doświadczenie w organizacji wydarzeń lub koordynacji projektów.

Oferujemy:

• umowę na czas określony, na okres realizacji projektu – planowo do marca 2028 r.,
• pracę w środowisku bez zbędnej biurokracji i z szybkim procesem decyzyjnym,
• dużą samodzielność i realny wpływ na organizację pracy biura,
• możliwość zdobycia doświadczenia w branży animacyjnej i poznania procesów produkcyjnych,
• współpracę z kreatywnym i zaangażowanym zespołem,
• dostęp do produktów marki Wojanek,
• biuro przyjazne zwierzętom.

Proces rekrutacyjny:
1. Analiza CV
Sprawdzimy, czy nasze potrzeby i Twoje doświadczenie są ze sobą spójne.
2. Krótka rozmowa telefoniczna z Magdą z naszego zespołu HR
Porozmawiamy o Twoim doświadczeniu, oczekiwaniach i dostępności, a także opowiemy Ci więcej o stanowisku.
3. Spotkanie w naszym biurze
Poznasz Magdę, która odpowiada za obszar HR, oraz Monikę, Executive Producer Wojan Studio. Porozmawiamy szerzej o Twoim doświadczeniu, codziennych zadaniach i o tym, jak wygląda praca w naszym zespole.
4. Decyzja i feedback
Wracamy z informacją zwrotną niezależnie od wyniku.